従業員数10人未満の企業の就業規則について｜就業規則作成手続きの注意点なども解説

執筆者：茅原淳一（Junichi Kayahara）

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労働条件や職場内の規律などについて定めた就業規則、皆さんの職場にはありますか。労働基準法第89条では、常時10人以上の従業員を使用する使用者に対して就業規則作成義務が課されています。こちらの記事では、
　・就業規則作成の要件について
　・従業員が10人未満の場合の就業規則について
　・実際に就業規則を作成するにあたっての注意点
をまとめています。

就業規則とは?

就業規則とは、労働条件や職場内の規律などについて、使用者が作成した規則集のことを言います。労働条件というのは、始業と終業の時刻や休憩時間、休日・休暇、賃金の決定や計算・支払い方法、退職や解雇に関する取り決め、安全衛生や職業訓練、災害時の補償などです。

会社と従業員の約束事として公的な形で会社の規範を示せるのが就業規則であり、労使双方がそれを守ることで、従業員は安心して働くことができ、使用者は労使間のトラブルを防ぐことができるので、就業規則の役割は極めて重要です。

就業規則は、主に労働基準法の第89条から93条で取り扱われており、第89条には、常時10人以上の従業員を使用する使用者には就業規則の作成が義務付けられています。

常時10人の意味

常時10人以上の従業員を使用する使用者には就業規則の作成が義務付けられています（労働基準法第89条）。一方、従業員の数が10人未満の場合、就業規則の作成義務はありません。作成義務の要件には以下のような注意点があります。

従業員は「出勤」か「雇用」か

職場に出勤している従業員が10人以上でなくても、職場で雇用している従業員が10人以上いれば、就業規則を作成しなければいけません。

従業員の雇用形態は関係あるか

従業員は、その職場と雇用契約を結ぶ全ての従業員を含みます。正社員の他、アルバイトやパートタイマーなどの非正規雇用者も従業員に含まれます。ただし、派遣従業員は、派遣先の従業員に含まれない点に注意が必要です。

常時10人にあたらないケース

従業員の数は「事業場」単位で数えます。事業場は、本社、支店、営業所それぞれを指します。例えば、本社が10人、支店が5人、営業所が7人の企業について、作成義務の要件を考えると、就業規則を作成する必要があるのは本社のみとなります。企業全体で22名の社員がいたとしても、支店と営業所は「常時10名」にあたらず、就業規則の作成義務はありません。

また、使用者は従業員数に含めないので、社長1人と正社員9人の事業所があった場合も、その事業場の従業員数は「常時10名」にはあたらず、就業規則の作成義務は課されません。

社員10人未満の会社の就業規則の効力

従業員が10人未満の職場では、就業規則の作成義務が課されていないので、届け出る必要はありません。

しかし、従業員が10人未満の場合、就業規則を職場の従業員が周知していれば、10人以上の会社と同様に、就業規則の効力が発生します。このような10人未満の職場の就業規則は、「数業規則に準ずるもの」として取り扱われます。つまり、従業員が10人未満の企業でも、就業規則に基づいた企業運営が可能となります。

就業規則の届出義務も課されていないと言いましたが、労働基準監督署に就業規則を届け出れば受理してもらえます。

就業規則を作成しない場合のデメリット

従業員の数が10人未満の場合、就業規則の作成義務はありません。しかし、就業規則を作成しない場合はデメリットがあるので、以下では3つ紹介していきます。

・労働トラブルが起きた場合の対処
・職場の秩序への影響
・従業員が急に増えた場合に就業規則の作成が急務に

労働トラブルが起きた場合の対処

労使関係のトラブルは年々増加傾向にあります。従業員の契約に対する注意が向くにつれて、残業代や有給休暇の取得といった身近な話題から裁判に繋がることもあります。就業規則が無い場合、トラブルを事前に防止する術がなく、トラブルが生じる度に逐一問題解決にあたらないとなりません。

本業ではない、法務的・事務的な処理に時間を費やすことになっては会社の業績にも影響が出てしまうでしょう。就業規則に労働条件や職場内の規律について事前に記載しておけば、労使間のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。

また、就業規則が無い場合、一般的に減給や降格、時には懲戒解雇などの懲戒処分が認められるような事があった場合でも、懲戒処分が認められない可能性があります。懲戒処分を行うためには、「客観的に合意的な理由」と「社会通念上相当である」ことが要求されます（労働契約法第15条）。これらを満たすために、就業規則に懲戒処分の対象となる行為を具体的に列挙しておく必要があります。

就業規則を作成することで、労働条件や職場内の規律が明確になり、未然に労使間の問題を防ぐ事ができます。たとえ問題が生じたとしても、会社のルールである就業規則は迅速に問題解決へ取り組むための指針となるでしょう。

職場の秩序への影響

就業規則が無い場合、従業員は自分たちが働いている環境がどのような状態なのか不明瞭なまま働くことになります。これでは、安心して職場で働くことができません。

就業規則の内容には、労働条件や職場内の規律の他に、育児や介護、病気の時に休める制度に関する事項やハラスメントに係る事項などが定められています。このような定めがあれば、家族に何かがあった時でも働き続けられそうだという精神的安定を得られたり、職場内で問題が発生した時でも解決してもらえるという安心感が得られたりするでしょう。

就業規則によって、従業員が安心して働く環境を整備できれば、職場や企業への従業員の所属意識も高まり、職場への定着率の上昇に繋がるでしょう。このように就業規則は職場秩序の維持のために重要な役割を果たします。

従業員が急に増えた場合に就業規則の作成が急務に

従業員が10人未満の場合は就業規則の作成義務はありませんが、従業員が10人以上となった場合は遅滞なく就業規則を作成する必要があります。従業員を新しく採用するタイミングでは様々な手続きが必要となるので、そのような中で早急に就業規則を作成することが要求された場合、手が回らない可能性も考えられます。

また、気が付かないうちに従業員が10人以上となっていた場合、就業規則を作成していなかったことで労働基準法違反となり、30万円の罰金が科されることも考えられます。このような事態を避けるために、従業員が10人未満の段階から事前に就業規則を作成しておけば、社員数が10人以上となった時でも慌てて作成する必要がありません。

作成手続の注意点

就業規則を適切に作成しないと、法令違反にあたります。こちらでは、就業規則を作成するにあたり、以下の4つのポイントを紹介します。

・意見聴取義務
・届出義務
・法令、労働協約及び労働契約との関係
・周知義務

意見聴取義務

使用者は、就業規則の作成にあたって、その職場の過半数組合、もしそのような組合がない場合には従業員の過半数代表者の意見を聴かなければなりません（労働基準法90条1項）。これは使用者が従業員の知らない間に就業規則を作成し、その労働条件などを一方的に従業員へ突き付けることがないように、従業員側に発言の機会を与える事を目的としています。

しかし、使用者は従業員側の意見を聴けば十分で、同意を得たり、協議を行う必要はありません。ただし、原則として、労働条件は使用者と従業員が対等な立場で決定するべきなので、使用者は従業員代表の意見を可能な限り汲み取ることが望ましいと考えられています。

届出義務

使用者は、就業規則を労働基準監督署長へ届け出なければいけません。届出を行う時には、意見聴取義務の過程でヒアリングした、過半数組合か過半数代表者の意見に関する書面を添付する必要があります（労働基準法90条2項）。

こちらの届出は、オンライン上で申請することが可能です。厚生労働省のパンフレットを参考に手続きを行えば、オフィスから、インターネット上で届け出を行う事ができます。

法令・労働協約及び労働契約との関係

就業規則は、作成にあたって従業員の意見を聴きますが、使用者が作成したものなので、規範としては労働協約よりも下位に位置付けられます。そのため、就業規則は労働協約に反してはいけません（労働基準法92条1項）。

また、就業規則は、その職場における労働条件の最低基準としての効力を持ちます。ですから、就業規則で定める基準に達していない労働条件を定めている労働契約は、その部分が無効となり、就業規則が契約の内容となります（労働基準法93条、労働契約法12条）。

周知義務

就業規則は、従業員の労働条件や職場内の規律などについて定めたものなので、そこで働く従業員全員がその内容を知っていないと意味がありません。

使用者は、就業規則を、各職場の見やすい場所に常時掲示するか、すぐに閲覧できるように共有の棚に保管する、書面を一人一人に配布する、社内SNSやクラウドサービスなどインターネットを利用して公開するといった、労働基準法施行規則の定める方法によって従業員に周知させなければいけません（労働基準法106条1項、労働基準法施行規則52条の2）。特に、新たに就業規則を作成した時には、その内容が従業員に確実に、そして迅速に周知されるように徹底する必要があります。

独立行政法人労働政策研究・研修機構が2014年度に公表した「企業の諸手当等の人事処遇制度に関する調査」では通勤手当、家族手当及び住宅手当といった諸手当制度や就業規則の作成状況についての調査結果がまとめられています。本調査によれば、『就業規則作成義務がない 10 人未満の企業で就業規則を作成している割合は、「5～10 人 未満」で 71.6％、「1～5 人未満」で 63.3％となっている』とありました。このように、就業規則は職場の規模に関わらず、高い割合で就業規則が作成されていることがわかります。

また、『就業規則作成企業のなかで、パート等非正社員専用の就業規則を作成している企業割合は40.8%』とあります。非正規雇用者の増加にあたり、非正規雇用者専用の就業規則を作成している職場が４割存在している事も注目するべき情報です。

まとめ

今回は、従業員が10人未満の職場における就業規則の取り扱いについてご紹介しました。従業員数が10人以上になって就業規則の作成義務を課される前に、従業員が10人未満であっても、就業規則を作っておいた方が良い事をお伝えしてきました。

労使間のトラブルが生じた場合や、職場の秩序をどう作っていくべきかといった懸念事項が生じているのであれば、職場のルールとなる就業規則に目を向けるタイミングだと思います。

上場を考えている企業にとっては審査対象となる就業規則の作成には、多くのメリットが存在するので、社員10人未満であっても規模に限らず就業規則の作成を考えてみてはいかがでしょうか。

       

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