会社設立のミチシルベ

定款は、会社を運営していくための根本的な規則や原則が記載された非常に重要なものとなります。作成された定款は正式な認証を受ける必要がありますが、その際には様々な手続きや書類等が必要となります。

本記事では、作成された定款が認証されるまでの流れや、事前に準備しておく事項についてご紹介しますので、定款を作成するに当たって事前に確認しておきましょう。

定款とは

定款とは、会社を設立するにあたって作成される「会社の憲法」とも言われるもので、会社を運営していくためのルールや原則がまとめられています。これまでは紙媒体で作成されてきましたが、後述するように近年では電子定款の作成も一般的になりつつあります。

定款には、記載すべき項目が会社法によって定められており、主に絶対的記載事項、相対的記載事項、任意的記載事項の3つに分けることができます。

絶対的記載事項は、必ず定款に記載をしなければならないものであり、事業目的や商号などをあげることができます。相対的記載事項は、必ずしも定款されてなくても構いませんが、記載されていない規則については無効となります。任意的記載事項は、定款に記載されていなくてもほかの文書等で明確にすることで効力が認められるものを指します。

定款について、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
→ 定款とは？必要な理由・記載すべき項目・変更方法について解説

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定款認証とは

定款認証とは、会社を設立するにあたって作成された定款を公証人が認証する手続きを言います。定款が認証されることで、定款の正当性が認められ、発起人全員の合意のもとで作成されたものとして、公式に証明されます。そのため、定款の認証は非常に重要な手続きとなりますので、定款認証におけるポイントを３つご紹介します。
・定款認証を必須とする会社区分
・定款認証が行われる場所
・定款認証の必要性

定款認証を必須とする会社区分

定款を作成することはどのような会社においても必要不可欠ですが、定款認証が必要となるかどうかについては会社の種類によって異なります。

定款の認証が必要となる会社は、株式会社や一般社団法人、一般財団法人などをあげることができます。一方で、合同会社や合資会社、合名会社については、定款の認証は不要となります。

定款認証が行われる場所

作成された定款は、公証役場の公証人が認可することになります。しかし、認可する公証役場については、必ず会社の本店が設置された都道府県内の公証役場でなければなりません。

加えて、認証する公証人も、本店の住所を管轄している法務局や地方法務局に属する公証人でなければなりませんので注意が必要です。

定款認証の必要性

定款が認証されることで、作成された定款が正式な過程で作成され、違法性がなく適正なものであることが証明されます。そのため、会社設立に生じうるトラブルを未然に防止することができます。

定款認証の流れ

定款が認証されるにあたり、いくつか段階を踏む必要があります。今回は、定款を書類で作成される場合の流れをご紹介しますので、必ず事前に確認し予定通り申請することができるようにしましょう。

定款の作成

まずは定款の作成です。定款を作成するにあたり、必ず発起人全員が合意の上作成する必要があります。上述した通り、定款に記載すべき事項は絶対的記載事項、相対的記載事項、任意的記載事項がありますが、特に絶対的記載事項に当たる項目が記載されていない場合は、定款として無効となってしまうため、漏れがないかよくチェックするようにしましょう。

なお、定款を作成するにあたって、決められた構成は特にありませんが、①総則、②株式、③株主総会、④取締役、⑤計算、⑥附則の順で構成されることが一般的となります。また、定款を作成した後に、記載された内容に問題がないか、漏れがないかを専門家に確認してもらうようにしましょう。

定款の作り方について、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
→ 定款の作り方｜作成のポイントと注意点・電子定款の作成について解説

定款認証に必要な書類の準備

定款の作成が終わったら、定款の認証に向けて必要な書類を準備していきましょう。必要とされるものは以下の通りですので、1つ1つ解説していきます。
・定款の原本
・実質的支配者となるべき者の申告書
・発起人の印鑑登録証明書および印鑑
・委任状
・定款認証にかかる手数料や印紙代等の費用

定款の原本

定款の認証にあたり、作成された定款の原本が3部必要になります。1部は公証役場に保管されるもの、1部は会社で保管されるもの、1部は登記申請する際に必要となりますので、忘れずに用意するようにしましょう。

なお、それぞれの定款については、発起人全員の実印および契印が押印されている必要がありますので注意しましょう。

定款の書式は、A4用紙に横書きで記載し、表紙、本文、裏表紙の順で綴じ、表紙に会社の称号が記載されていることが一般的です。

実質的支配者となるべき者の申告書

定款を認証するためには、実質的に支配者となるべき者の申告書が必要となります。ここで、実質的支配者となるべき者とは、会社の経営を実質的に支配できる者のことをいいます。具体的には、以下のいずれかに当たる者を指します。

①株式全体の50%を超える株式を保有する者
②上述した①に当たる者がいない場合は、株式全体の25%を超える株式を保有する者
③上述した①、②に当たる者がいない場合は、事業運営において影響力が強く支配的に行うことが出来る者
④上述した①、②、③に当たる者がいない場合は、代表取締役

実質的支配者となるべき者が複数いた場合は、全員分の申告書が定款認証において必要とされます。なお、公証人法施行規則に記載されている通り、本申告において暴力団等に関与する者が実質的支配者に該当しないことを明確にするための申請が必要となります。

実質的支配者となるべき者の申告書については、公証役場で直接もらうこともできますが、日本公証人連合会ホームページにおいてもダウンロードすることができますので、確認してみるとよいでしょう。

発起人の印鑑登録証明書および印鑑

定款承認においては、発起人に当たる者全員分の印鑑登録証明書および印鑑が必要となります。印鑑証明書については、市町村役場にて発行してもらうことができ、発行されて3ヶ月以内のものが必要となります。

また、印鑑については、書類の修正があった場合に必要となるため、発起人それぞれの実印が用意できているとよいでしょう。

なお、法人が発起人となる場合は、その法人の代表者の印鑑登録証明書に加え、登記簿謄本も必要となりますので、準備しておくようにしましょう。

委任状

定款認証を行う場合は、原則発起人全員が実際に行うこととなっておりますが、どうしても都合が合わない場合は、発起人の代理人が申請することも可能です。その際には、委任状が必要となりますので、以下の必要事項を記載の上、必ず持参するようにしましょう。

また、代理人の印鑑登録証明書や印鑑、身分証明書も必要となりますので、併せて準備するようにしましょう。
・代理人の住所や氏名、代理人の実印の押印
・発起人の住所と氏名
・代理人に定款認証を委任する文言
・委任状を作成した日付

なお、委任状の書式については、特段決まっていませんが、日本公証人連合会ホームページからダウンロードすることもできますので、確認してみるとよいでしょう。

定款認証にかかる手数料や印紙代等の費用

定款認証の手続きをするにあたって、公証人に支払う手数料や収入印紙代、定款謄本の発行手数料がかかります。

手数料については、資本金が100万円未満である場合は3万円、資本金が100万円以上で300万円未満である場合は4万円、資本金が300万円以上である場合は5万円かかります。

また、収入印紙は4万円、定款謄本発行手数料は1枚につき約250円かかりますので、これら費用についても準備するようにしましょう。

公証役場の予約

定款の作成および必要書類等の準備ができたら、公証役場に定款認証の手続きを予約する必要があります。ここで予約すべき公証役場は、本店が設置されている住所を管轄している公証役場である必要がありますので、必ず事前に確認しておくようにしましょう。

また、予約をせずに公証役場で定款認証することはできないため、こちらも注意しておくようにしましょう。

予約する際には、電話や日本公証人連合会ホームページからウェブで予約することができます。

公証人の認証

予約当日になったら、事前に準備していた書類や手数料等を持参し、発起人全員で公証役場にいき公証人の確認を終えることで、定款の認証手続きは完了となります。

当日に不備が見つかった場合は、訂正する必要がありますが、その場で訂正が可能であればそのまま定款認証の手続きを完了することが可能となります。

その場での訂正が難しい場合は、再度定款を修正・作成し改めて公証役場を訪れて認証される必要があります。

定款の変更

会社を設立するにあたって、定款認証を終えて登記したのちも、定款の内容を変更することはできますが、容易に変更することはできませんので注意が必要です。

株式会社においては株主総会での特別決議が必要となります。特別決議とは、決議すべき事項において重要な事項に当たるものを決定する決議となります。特別決議では、議決権を行使できる株主の議決権の過半数が出席し、3分の2以上の賛成が必要となります。

また、変更後に法務局へ登記申請が必要となる場合は、別途手数料が発生します。

電子定款

電子定款は、紙媒体ではなくPDFなどの電磁的記録として作成された定款のことを指し、2002年から新たに認められています。紙媒体の定款と電子定款において効力の違いは特段無く、オンラインでの申請や収入印紙が不要となることから、電子定款の利用が進んでいます。電子定款の認証については、以下の通り行われます。

①電子定款の作成
法務局が提供しているシステムによって公証人に定款を送信し認証を受けるためには、PDFファイルの定款が必要となります。そのため、作成されたデータ上の定款は、必ずPDFファイルに変換しておくようにしましょう。

②電子定款の送信
作成した電子定款を公証人に送信するにあたり、紙媒体での押印の代わりとして代表者の電子署名が必要となります。また、電子署名が本人であることを証明するため、電子証明書も一緒に送信する必要がありますので、注意しましょう。

③定款認証
公証人が電子定款を確認後、記載された内容や電子署名を確認し、公証人の電子署名をすることで電子定款が認証されます。

④データの受け取り
公証人が認証した電子定款を受け取るためには、公証役場に行って直接データを受け取らなければなりません。そのため、データを受け取る日程を事前に決めて連絡しておくことが必要となります。

電子定款について、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
→ 電子定款とは？作り方やメリットを紹介

まとめ

本記事では、定款認証における具体的な流れや必要書類、電子定款についてご紹介しました。株式会社を設立するにあたり、定款の認証は必須となります。必要となる書類や費用について事前に確認し、円滑に申請できるよう準備をしておくようにしましょう。

本記事が、これから会社の設立を考えている方の参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。