会社設立のミチシルベ

清算書と精算書。どちらの言葉も耳にしたことはあっても、その違いを詳しく知っている方は少ないのではないでしょうか。読み方は同じで、漢字も似ていますが、その両者の意味は明らかに異なっています。日常生活で精算書と清算書の意味を知らなくても問題ないですが、ビジネスや会計上混同することは、様々な不利益を被ることになりかねません。今回は、精算書と清算書の違いを解説し、その基本的な記載方法についても説明します。

精算と清算のそれぞれの意味とは？

精算と清算のそもそもの意味を確認しておきましょう。

まず精算についてですが、精算の「精」は、「詳しい」や「細かい」といった意味であり、「算」は「数える」という意味です。

従って精算とは、物事や金銭を細々と正確に数え上げるという意味を持ちます。

では清算とはどのような意味でしょうか。

清算の「清」の字が、「清い」や「清める」という意味を示す通り、清算とは物事や既に起きてしまったことを、解消するという意味を持ちます。

「過去を清算する」という言い回しもありますよね。

そしてその元々の意味から転じて、清算は、借金などの債務関係を整理するという意味も持ち、ビジネス上はこちらの意味で使用されることが多いと思われます。

つまり、精算は正確に数え上げるという事実としての意味合いが強く、清算は、債権債務関係の解消という法的意味合いが強いと言えます。

よって単に金銭等を詳しく数える場面では「精算」を、金銭等に関する請求権の不存在が問題になる場面では「清算」を用いるべきでしょう。

精算書と清算書の違いについて

では精算と精算の意味を踏まえたうえで、精算書と清算書の解説に入ります。

精算書とは基本的に経費に関する書類全てが当てはまります。

交通費や旅費に関する書類は全て「精算書」ということになります。

経費に関する書類は、業務に使用した金額を詳細に指し示す書類であるため、詳しく計算するという精算の意味にも合致しています。

また清算書の具体例としては、借金の完済証明書などが該当します。

借金の完済証明書とは、金銭消費貸借契約が返済により消滅したことを指し示す法的書類です。

今使用している文書が精算書か清算書なのか知らなくても、清算書及び清算書の意味を正確に把握していれば、それがどちらなのか自分で推測することも可能になるのです。

精算書の作成方法とは？

ビジネスの現場で精算書と清算書のどちらが多用されるかと言えば、それは圧倒的に精算書になります。

その理由は、交通費や旅費の経費に関する書類を会社に提出する機会はあっても、借金の完済書などの法的書類を一般の会社員が扱うことは、まずないからです。

よって今回は、実際に作成する機会が多いとされている精算書の作成方法について、そのポイントをまとめておきます。

旅費における精算書の作成方法について

出張や社員旅行の宿泊費が、旅費に当たるとされています。

そして後日旅費を会社に請求するときに、旅費の精算書が必要になります。

旅費の精算書を作成する場合は、その具体的な宿泊費、利用者、日付、宿泊運営者の捺印やサインを記載する必要がありますが、その際に重要なのは領収書です。

領収書なしでも認めてくれる会社もあるかもしれませんが、社員による不正な請求を防ぐためにも、領収書の添付を必須としている企業がほとんどです。

また領収書の代わりにレシートを使用しても、問題ありません。

交通費における精算書の作成方法について

出張や取引先に出向く際に、交通機関を利用した場合は、その際に支払った代金が交通費に当たります。

具体的には、タクシー代や新幹線代などです。

そして交通費を後日会社に負担してもらうために、交通費における精算書を作成する必要があります。

交通費における精算書の作成方法についても、旅費の場合と同様で、具体的な運賃、利用者、日付、交通機関の捺印やサインを記載しておかなければなりません。

そして旅費の場合と同じく、料金の正確性を担保するため、領収書の添付が交通費の精算書においても必要です。

領収書に発行について、タクシーでは乗車時もしくは降車時にドライバーに伝えて発行してもらうことができますし、新幹線の場合、切符の発行時にご利用票兼領収書という書類を発行してもらえます。

ただしご利用票兼領収書は、予約利用した場合のサービスであり、当日券の場合には発行されないようです。

またJRは東日本、西日本、北海道、九州など各社サービスが分かれており、私鉄においても領収書の発行方法は、それぞれ違っている可能性が高いです。

よって新幹線や電車での領収書の発行は、お住まいの地域や利用する沿線等における領収書の発行方法を、事前に調べておくことが重要になります。

立替払いにおける精算書の作成方法について

旅費や交通費の他に、備品や消耗品の購入や接待費を立て替えた場合に、後日会社にその費用を請求するために、立替払いの精算書を作成する場合もあります。

立替払いの精算書においても、品代、利用者、日付、捺印もしくはサインが必要です。

スーパーなどで購入した場合に発行される領収書は、品目や宛名が空欄になっていることがあります。

よってあらかじめ領収書発行時に店舗側に記載を依頼するか、後から自分で空欄を埋めるなどして、領収書に空白があるまま添付することのない様に注意しましょう。

まとめ

精算書と清算書は、言葉自体は非常に似ていますが、その意味や役割は全く異なっています。

ビジネスの現場では、精算書と清算書の違いを重視せず、混同して使用している場面もあるようですが、元々の役割が違う以上その使い分けは正確になされるべきでしょう。

精算書と精算書の意味を正しく理解し、適切に使い分けるようにしましょう。