会社設立のミチシルベ

経理の中で間違いがあってはならないのが「決算」ですが、計算間違いがないように確認するための計算表はとても重要です。
月末や期末に作成される計算表は「試算表」とも呼ばれます。
中でも合計残高試算表は、合計試算表と残高試算表をまとめたものとして、計算にミスがないか確認するために使われています。
今回は合計残高試算表を中心に、他の試算表や、その違いなどをお話ししていきましょう。

試算表とは

試算表とは、文字通り計算を試すための表です。
決算確定作業の前に作成し、総勘定元帳への転記が確実に行われているかを検証するために使われます。
総勘定元帳というのは、いわゆる「勘定」のことで、すべての取引を勘定科目ごとに記録するための帳簿と覚えておけばいいでしょう。
試算表を作成することで、仕分けや転記のミスを発見することが可能です。
「試算表の集計数値が合わない」ということがあった場合、それは仕訳帳や勘定元帳のどちらかに何らかのミスがあるという証拠になるからです。
そして、試算表は計算を試すだけでなく、月ごとに作成しておくと、賃貸対照表や損益計算書といった決算書の元となる資料になります。
経営に関する重要なデータとしても有効といえるでしょう。
決算書は1年に1度しか作成されませんが、試算表は毎月作成されるので、現在の経営状態の把握ができ、悪化している部分への早期の対策をとることも可能です。

試算表の種類と使い方

試算表には「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3種類があります。
合計試算表は、貸方と借方の合計を集計したもので、総勘定元帳の仕分けごとに賃貸は一致しています。
そのため、転記が正確にできているかをチェックすることができるのです。
合計試算表では、転記ミスや転記漏れの発見は容易ですが、勘定ごとの残高がわかりにくいという難点もあります。
そして、合計試算表では、表の中央に勘定科目、左側に借方、右側に貸方を記載し、それぞれの合計金額を集計します。
勘定科目ごとの金額の動きはもちろんのこと、現金での入金や出金も確認することが可能です。
次に残高試算表ですが、貸方・借方それぞれの残高を確認することができます。
表は合計試算表と同じく、左側に借方、右側に貸方の金額を記入します。
現在会社にどのくらい資産があって、利益はどれくらいなのかを把握することができるでしょう。
賃貸対照表と損益計算書を作成するための基となるメリットがありますが、残高のみの把握のため、転記ミスや転記漏れに関してはわかりにくくなっています。
３つめの合計残高試算表ですが、これは次項で詳しくお話ししましょう。

合計残高試算表とは

合計残高試算表は、簡単に言えば、合計試算表と残高試算表のひとまとめにしたものです。
「合計試算表では残高が把握しにくい」「残高試算表では合計がわかりにくく、転記漏れやミスの発見が難しい」ということから、その両方をしっかりと把握することができます。
転記ミスなどがなければ、貸方合計と借方合計、借方残高と貸方残高は必ず一致するはずです。
合計や残高が一目でわかるため、非常に活用しやすいのが特徴です。
しかし入力する項目や数字が多いため、表を作成するのに時間がかかってしまうことがデメリットでしょう。
時間に余裕をもって作成することが重要です。

合計残高試算表と残高試算表の違いは

合計残高試算表と残高試算表、名前が似通っているので、何が違うの？と思ってしまいがちです。
確かに、どちらの試算表にも残高が記入されていますし、その数字に違いはありません。
ですが、先ほどもお話しした通り、残高試算表には、借方・貸方の残高金額しか入力されていません。
合計残高試算表には、勘定科目ごとの合計金額と残高金額も記入されているので、転記ミスや漏れをチェックするだけでなく、金銭の動きも一目瞭然となるのです。
残高を確認するのは非常に重要ではありますが、全体の金額の流れを一緒につかむことができる合計残高試算表は、完成度の高さはダントツといえるでしょう。
ただし、合計残高試算表は作成するのに時間がかかるため、まずは残高試算表を作成して、金額の流れだけを把握するという方法もあります。
時間に余裕があるときに合計残高試算表を作成し、合計と残高の把握をするという場合もあります。

まとめ

決算などに欠かせない試算表ですが、毎月作成することで、会社の資産や負債などといった、経営状況の把握することが可能です。
もちろん決算書類というわけではありませんが、銀行などから融資を受ける際にも、一定期間の経営状況を示す書類として有効です。
毎月しっかりと作成しておくことが大切ですよ。
転記ミスや転記漏れも、試算表の段階で把握することで、後の処理で手間がかかってしまう事態を防ぐことができます。
試算表をうまく活用して、迅速な決算手続きができるようにしておきたいものです。