会社設立のミチシルベ

契約書や納品書・発注書など、企業が何か取引をした際に、その取引が完了したことを証明する書類のことを「証憑書類」と言います。
日常生活ではあまりなじみのない言葉ですが、経理や会計などのビジネスシーンではよく出てくる言葉です。
実は、証憑書類は企業経営においてとても大切な書類なのです。
今回は、そんな証憑書類について解説します。
証憑書類とはどのようなものか、意味や読み方、扱い方の注意点についてまとめていきます。
企業内で取引書類を扱う機会が多い方は、ぜひ参考にしてください。

証憑書類の読み方

証憑の読み方は、難しいですが「しょうひょう」と読みます。
経済ニュースなどでもあまり聞かない言葉ですが、会計用語としてよく使われます。
証憑の使い方としては、「取引のする上での証憑として売買契約書を交わした」などのように使われます。
聞きなれない方は「証憑＝取引の証拠になる書類」と言う覚え方で問題ありません。

証憑書類ってどんな書類？

証憑書類は、先述した契約書や納品書・発注書の他、社員に支給した給与の支払い明細まで多岐に渡ります。
企業が日常的に行っている取引には、商品やサービス等の売買取引から、社員の給与や家賃など固定費の支払いなど数えきれないほどあるため、しっかり管理しないと会計上の収支があいまいになり経営が成り立たなくなります。
そのため、企業が行うすべての取引について正確に記録した書類を作る必要があり、その書類を証憑書類と言います。

証憑書類の種類4つ

証憑書類の種類は幅広いですが、大きく分類すると以下の4種類に分けられます。

① 売上に関わる書類
② 仕入れに関わる書類
③ ヒトに関わる書類
④ その他書類

順番に解説していきます。

①売上に関わる書類

売上に関わる証憑書類には、取引条件などを証明する契約書、物を売るときの金額を証明する請求書、支払を受けたことを証明する領収証など、売上に関わる書類はすべて該当します。
売上は企業資金の原資になる部分ですので、この売上に関する証憑書類がしっかり管理されていないと経営を続けること自体が難しくなります。
そのため、間違って別の書類と混在することや紛失することは許されません。

②仕入れに関わる書類

仕入れに関わる書類とは「どこの会社に何をどれだけ発注したか」の証明になる発注書、「発注した商品がきちんと納品されたか」の証拠になる納品書などの書類です。
他には、スーパーなどの一般的な小売店でものを仕入れたときのレシートやATМの利用明細書も該当します。
大量に在庫を抱えている企業において、倉庫の中身を随時チェックするのは困難であるため、発注書や納品書をもとに在庫の管理をしています。
証憑書類は取引したことの証明の他に、このような場合にも利用されます。

③ヒトに関わる書類

ヒトに関わる書類とは、従業員への給料の支払いに関わる書類です。
「だれにいくら支払ったか」の証明となる給与支払明細書や、人事異動があった際の異動通知についても証憑書類に当たります。
勤怠管理をするタイムカードや出勤簿についても証憑書類になりますので、大切に扱う必要があります。

④その他書類

その他書類とは、①から③に該当する書類以外の企業の経営に関係する書類全般です。
例えば、会社用口座の通帳やクレジットカードがあれば、その利用明細も証憑書類に該当します。
その他、事務所を借りている場合には、事務所の賃貸借契約書、銀行融資を受けている場合にはその返済予定表も証憑書類です。
その他書類については、種類がより細かいため、似たような種類に分けて管理しておいた方が良いでしょう。

証憑書類の保存期間は？

証憑書類の保存期間は、書類によって異なり、5年・7年・10年のうちどれかに該当します。
会社法で取り扱いに定めがある貸借対象表や株式に関する書類のように10年保管のものもありますが、大半の書類の保管期間は7年です。
保存期間が異なる書類同士が混同すると、間違えて破棄してしまう可能性もありますので、保存期間が同じ書類同士をまとめて管理しておくことをおすすめします。

証憑書類は会社の信頼と業務効率化につながる

ここまで解説してきたように、証憑書類は会社のあらゆる取引における証明書類であり、会社の経営・財務・会計の面など広い意味で非常に重要な書類です。
証憑書類の管理がずさんな会社は、取引にもルーズな印象を持たれ、取引相手からも信頼されません。
また、証憑書類の管理体制が整っていない会社は内部の経営自体も非効率になります。
書類を管理できていないことで、書類を探す手間が発生したり、無駄な発注をしたりと、無駄な作業や費用が発生するからです。
逆に証憑書類をしっかり管理できている会社は、管理能力の高さから取引相手に信頼され、業務効率も上がります。
改めて言いますが、証憑書類はとても大切な書類です。
管理体制を整えて、しっかりと管理徹底するようにしましょう。

まとめ

今回は証憑書類をテーマに解説しました。
証憑書類は、企業の取引を正しく記録し管理する重要なものです。
まずは、証憑書類の重要性をよく理解し、管理徹底することが大切です。
先述したように、証憑書類は取引先からの信頼に欠かせません。
証憑書類は企業内部の基盤を支えるものであるという意識を持ち、慎重に扱うようにしましょう。